Informations légales
Politique de confidentialité — Application Patiflo
Document en cours de finalisation. L'identité juridique complète de l'exploitant sera précisée avant le lancement officiel (voir les mentions légales). Le contenu ci-dessous décrit fidèlement les traitements de données réellement effectués par l'application et restera valable dans sa substance.
Cette politique concerne l'utilisation de l'application Patiflo par les praticiens titulaires d'un compte. Elle est structurée en deux parties bien distinctes, car votre situation vis-à-vis du RGPD n'est pas la même selon qu'il s'agit de vos propres données de compte ou des données de vos patients.
Une distinction essentielle à comprendre
Vos données de compte (identifiant, mot de passe, préférences, configuration de votre cabinet) sont traitées par Patiflo qui en est responsable du traitement, exactement comme n'importe quel logiciel professionnel dont vous êtes client.
Les données de vos patients, en revanche, restent sous votre seule autorité. Vous — le praticien — êtes le responsable du traitement de ces données ; c'est vous qui décidez pourquoi et comment elles sont collectées, dans le cadre de votre pratique professionnelle et de vos obligations déontologiques. Patiflo agit uniquement comme sous-traitant : nous hébergeons et traitons ces données uniquement sur vos instructions (celles que vous donnez implicitement en utilisant l'outil), pour la seule finalité du suivi de vos consultations et de votre facturation. Nous n'utilisons jamais les données de vos patients à d'autres fins, et nous ne pouvons pas y accéder autrement que pour assurer le fonctionnement technique et le support de l'application.
Cette relation de sous-traitance est formalisée par un accord de sous-traitance (DPA), que vous acceptez lors de votre première connexion.
Partie 1 — Vos données en tant que praticien, client de Patiflo
Quelles données collectons-nous ?
- Identifiant, adresse e-mail, mot de passe (jamais stocké en clair — voir sécurité ci-dessous)
- Langue d'utilisation choisie
- La configuration que vous définissez pour votre pratique : cabinets, codes de nomenclature et tarifs, examens composés, moyens de paiement, objectifs de chiffre d'affaires
- Les codes de connexion à usage unique envoyés par e-mail lors de l'authentification à deux facteurs, et les jetons de réinitialisation de mot de passe — données strictement temporaires, supprimées automatiquement après usage ou expiration
Pourquoi ?
Pour vous fournir le service, sécuriser l'accès à votre compte, et assurer le support technique.
Base légale : l'exécution du contrat qui nous lie (les conditions d'utilisation de Patiflo).
Combien de temps ?
Tant que votre compte est actif, sans limite de durée : votre historique reste entier aussi longtemps que vous utilisez Patiflo. En cas de clôture de votre compte — résiliation de votre part ou non-paiement constaté — vos données sont conservées 6 mois à compter de la clôture. Pendant toute cette période, vous pouvez encore les exporter intégralement. À l'issue de ce délai, elles sont définitivement supprimées ; vous êtes averti par e-mail avant cette échéance.
Sécurité
- Mots de passe hachés (bcrypt), jamais stockés en clair
- Double authentification par e-mail à chaque connexion
- Connexion chiffrée (HTTPS) exigée
- Cloisonnement strict des données entre comptes : aucun praticien ne peut accéder aux données d'un autre
- Protection contre les injections SQL au niveau des requêtes vers la base de données
Partie 2 — Les données de vos patients
Quelles données sont concernées ?
Selon ce que vous renseignez pour chaque patient : nom, prénom, e-mail, numéro de registre national, numéro de document d'identité, date de naissance, téléphone, remarques, ainsi que l'historique de ses consultations (dates, cabinet, examen ou code de nomenclature, montants facturés, statut de paiement et de facturation à la mutuelle).
Le simple fait qu'une personne figure comme patiente dans Patiflo constitue, au sens du RGPD, une donnée concernant la santé — une catégorie de données à laquelle la réglementation accorde une protection renforcée. C'est un point que vous devez, en tant que responsable du traitement, prendre en compte dans votre propre information à vos patients (registre des activités de traitement, mentions d'information de votre cabinet, etc.).
Le numéro de registre national bénéficie en outre d'une protection spécifique en droit belge ; Patiflo ne le rend accessible qu'à vous-même, et ne l'utilise à aucune autre fin que l'affichage dans votre propre registre.
Pourquoi ces données sont-elles traitées ?
Uniquement pour vous permettre de tenir votre registre de consultations et de calculer votre facturation (ticket modérateur, intervention mutuelle, suivi de ce qui reste à facturer à la mutuelle). Patiflo ne transmet aucune facture aux mutuelles ni à aucun tiers ; l'application suit un statut, l'envoi effectif reste entièrement sous votre contrôle via vos outils habituels.
Combien de temps ?
Les mêmes règles que vos données de compte s'appliquent : conservation sans limite de durée tant que votre compte est actif, puis 6 mois à compter de la clôture du compte, avec export complet possible pendant toute cette période. Nous vous recommandons d'exporter votre historique chaque année, et de vérifier que ces durées sont compatibles avec vos propres obligations de conservation des dossiers patients, qui peuvent être plus longues et relèvent de votre responsabilité, pas de la nôtre.
Qui, chez Patiflo, peut voir ces données ?
Personne, en dehors d'une intervention technique strictement nécessaire (support, débogage), toujours limitée au minimum indispensable. Patiflo n'exploite jamais les données de vos patients à des fins statistiques, commerciales ou de développement produit sans les avoir rendues préalablement anonymes.
Sous-traitants ultérieurs
Le seul sous-traitant ultérieur impliqué dans le fonctionnement de Patiflo est notre hébergeur, Infomaniak (Suisse), pour l'hébergement des serveurs et bases de données. Le support utilisateur est assuré directement par l'équipe Patiflo elle-même, sans intervention d'un prestataire externe. Si cela venait à changer, vous en seriez informé et l'accord de sous-traitance mis à jour en conséquence.
Où les données sont-elles hébergées ?
En Suisse, chez Infomaniak. La Suisse bénéficie d'une décision d'adéquation de la Commission européenne : les transferts vers la Suisse sont reconnus comme offrant une protection équivalente à celle de l'Union européenne.
Vos droits, et ceux de vos patients
En tant que praticien, vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité sur vos propres données de compte. Écrivez à contact@patiflo.be.
Pour les données de vos patients, c'est vous, en tant que responsable du traitement, qui devez répondre à leurs demandes d'exercice de droits. Patiflo s'engage, via l'accord de sous-traitance, à vous assister techniquement pour y répondre (par exemple en vous permettant d'exporter ou de supprimer les données d'un patient depuis l'application).
Modifications
Cette politique peut être mise à jour, notamment à l'approche du lancement officiel et lors de la finalisation de l'accord de sous-traitance. Vous serez informé de toute modification substantielle.
Dernière mise à jour : 27 septembre 2026 — version bêta, en attente de finalisation.