Informations légales

Accord de sous-traitance des données à caractère personnel (DPA)

Entre :

Vous, praticien titulaire d'un compte Patiflo, agissant en tant que responsable du traitement au sens du RGPD pour les données de vos patients,

et

Patiflo (voir mentions légales), agissant en tant que sous-traitant au sens du RGPD,

il est convenu ce qui suit. En cochant la case d'acceptation lors de votre première connexion, vous confirmez avoir pris connaissance du présent accord et l'accepter au nom de votre pratique.

Article 1 — Objet

Le présent accord encadre le traitement, par Patiflo, des données à caractère personnel de vos patients, dans le cadre de la fourniture de l'application Patiflo (suivi des consultations et de la facturation).

Article 2 — Durée

Cet accord s'applique pendant toute la durée d'utilisation de votre compte Patiflo, et jusqu'à la suppression complète des données conformément à l'article 8 ci-dessous.

Article 3 — Nature et finalité du traitement

Patiflo traite les données que vous saisissez dans l'application aux seules fins suivantes : enregistrement et suivi de vos consultations, calcul de la facturation (ticket modérateur, intervention mutuelle, suppléments), suivi du statut de facturation à la mutuelle, gestion de votre registre patients, et fonctionnalités associées (import, export, tableau de bord). Le traitement consiste en l'hébergement, le stockage, l'affichage et la sauvegarde de ces données ; Patiflo ne transmet aucune donnée à un tiers (mutuelle, administration) pour votre compte.

Article 4 — Type de données et catégories de personnes concernées

Catégories de personnes concernées : vos patients.

Types de données traitées : nom, prénom, e-mail, numéro de registre national, numéro de document d'identité, date de naissance, téléphone, remarques, données relatives aux consultations et à leur facturation. Le fait qu'une personne figure dans le registre constitue une donnée relative à la santé au sens de l'article 9 du RGPD.

Article 5 — Obligations de Patiflo (sous-traitant)

Patiflo s'engage à :

1. Ne traiter les données que sur vos instructions documentées, telles qu'elles résultent de l'utilisation normale de l'application ;
2. Garantir la confidentialité des données, y compris en interne — seul un accès strictement nécessaire au support technique est autorisé ;
3. Mettre en œuvre des mesures de sécurité appropriées : mots de passe hachés, authentification à deux facteurs, connexion chiffrée (HTTPS), cloisonnement des données entre comptes, protection contre les injections SQL, hébergement en Suisse chez un prestataire soumis à des obligations de sécurité contractuelles ;
4. Ne recourir à aucun sous-traitant ultérieur autre que son hébergeur (Infomaniak, Suisse) sans vous en informer préalablement ;
5. Vous assister, dans la mesure raisonnable, pour répondre aux demandes d'exercice de droits de vos patients (accès, rectification, effacement, portabilité) ;
6. Vous notifier dans les meilleurs délais, et au plus tard sous 72 heures après en avoir eu connaissance, toute violation de données à caractère personnel susceptible de vous concerner ;
7. Supprimer ou vous restituer l'ensemble des données à la fin de la relation contractuelle, conformément à l'article 8 ;
8. Vous fournir les informations raisonnablement nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations.

Article 6 — Vos obligations (responsable du traitement)

En tant que responsable du traitement, il vous appartient de :

• Vous assurer que la collecte des données de vos patients repose sur une base légale appropriée (exécution de votre mission de soins, obligations légales) ;
• Informer vos patients du traitement de leurs données conformément à vos propres obligations d'information ;
• Répondre aux demandes d'exercice de droits de vos patients, avec l'assistance technique de Patiflo si nécessaire ;
• Utiliser l'application conformément à sa destination et à vos obligations professionnelles et déontologiques.

Article 7 — Sécurité et violations de données

Patiflo met en œuvre les mesures décrites à l'article 5.3. En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertés de vos patients, vous êtes responsable, le cas échéant, de la notification à l'Autorité de protection des données et, si nécessaire, aux personnes concernées ; Patiflo vous fournit à cette fin toutes les informations dont il dispose.

Article 8 — Sort des données en fin de contrat

La clôture de votre compte — résiliation de votre part ou non-paiement constaté — ouvre une période de 6 mois pendant laquelle vos données sont conservées et restent intégralement exportables depuis l'application. À l'issue de ces 6 mois, elles sont définitivement supprimées, et vous en êtes averti par e-mail au préalable. Vous pouvez à tout moment demander un export ou une suppression anticipée.

Article 9 — Audit

Vous pouvez demander à Patiflo, par écrit à contact@patiflo.be, les informations raisonnablement nécessaires pour vérifier le respect du présent accord.

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Dernière mise à jour : 27 septembre 2026 — version bêta, en attente de finalisation.